روشهای ارائه اطلاعات تماس به مشتری با 14 ترفند ضروری
- ✅
1. درج در مکانهای مناسب:
اطلاعات تماس خود را در تمامی صفحات کلیدی وبسایت، امضای ایمیل، کارت ویزیت، شبکههای اجتماعی و بروشورهای تبلیغاتی قرار دهید. - ✅
2. خوانایی و وضوح:
از فونتهای خوانا و اندازه مناسب استفاده کنید تا اطلاعات تماس به راحتی قابل تشخیص باشند. - ✅
3. بهرهگیری از آیکونها:
از آیکونهای مرتبط با هر نوع اطلاعات تماس (مانند تلفن، ایمیل، آدرس) استفاده کنید تا بصریتر و جذابتر شوند. - ✅
4. ارائه گزینههای مختلف:
به افراد اجازه دهید تا از طریق کانالهای مختلف (تلفن، ایمیل، چت آنلاین، شبکههای اجتماعی) با شما تماس بگیرند. - ✅
5. بهرهگیری از فرم تماس:
یک فرم تماس ساده و کاربردی در وبسایت خود قرار دهید تا افراد بتوانند به راحتی با شما ارتباط برقرار کنند. - ✅
6. درج آدرس دقیق:
آدرس دقیق پستی خود را با ذکر کد پستی و جزئیات لازم درج کنید. - ✅
7. بهرهگیری از نقشه:
اگر آدرس فیزیکی دارید، از یک نقشه تعاملی (مانند گوگل Maps) استفاده کنید تا افراد به راحتی آدرس شما را پیدا کنند. - ✅
8. ذکر ساعات کاری:
ساعات کاری خود را به وضوح مشخص کنید تا افراد بدانند چه زمانی میتوانند با شما تماس بگیرند. - ✅
9. پاسخگویی سریع:
به تماسها و پیامهای دریافتی در اسرع وقت پاسخ دهید تا نشان دهید برای مشتریان خود ارزش قائل هستید. - ✅
10. شخصیسازی:
اطلاعات تماس خود را متناسب با هر کانال ارتباطی شخصیسازی کنید. - ✅
11. تست اطلاعات تماس:
به طور مرتب اطلاعات تماس خود را تست کنید تا از صحت و کارایی آنها مطمئن شوید. - ✅
13. بهرهگیری از QR Code:
یک QR Code برای اطلاعات تماس خود ایجاد کنید تا افراد بتوانند با اسکن آن، به سرعت اطلاعات شما را ذخیره کنند. - ✅
14. بهروزرسانی مداوم:
اطلاعات تماس خود را به طور مرتب بررسی و در صورت نیاز بهروزرسانی کنید.
با پیادهسازی این ترفندها، میتوانید اطلاعات تماس خود را به ابزاری قدرتمند برای جذب مشتری و ایجاد ارتباطات موثر تبدیل کنید.
14 ترفند برای ارائه اطلاعات تماس به بهترین شکل
1. بهرهگیری از یک صفحه اختصاصی “تماس با ما”
یک صفحه مجزا با عنوان “تماس با ما” ایجاد کنید و آن را در منوی اصلی وبسایت خود قرار دهید. دسترسی آسان، تجربه کاربری بهتری ایجاد میکند. 
صفحه “تماس با ما” باید به راحتی از هر صفحه دیگری در سایت قابل دسترسی باشد. این کار را میتوانید با قرار دادن آن در منوی اصلی و فوتر وب سایت انجام دهید. از یک طراحی تمیز و ساده برای این صفحه استفاده کنید تا توجه مخاطب فقط به اطلاعات تماس معطوف شود. از نقشه گوگل برای نشان دادن موقعیت مکانی خود استفاده کنید. این به کاربران کمک می کند تا راحت تر شما را پیدا کنند. از یک دکمه فراخوان برای اقدام (Call to Action) واضح در صفحه استفاده کنید، مانند “همین حالا با ما تماس بگیرید!”.
2. نمایش اطلاعات تماس در فوتر سایت
فوتر وبسایت مکانی عالی برای قرار دادن اطلاعات تماس ضروری مانند شماره تلفن، آدرس ایمیل و آدرس فیزیکی است. این اطلاعات همیشه در دسترس خواهند بود. فوتر سایت معمولاً آخرین چیزی است که کاربران در یک صفحه می بینند، بنابراین قرار دادن اطلاعات تماس در آنجا میتواند مفید باشد. اطلاعات تماس در فوتر را به صورت خوانا و واضح ارائه دهید. از آیکونهای مناسب برای هر نوع اطلاعات تماس (تلفن، ایمیل، آدرس) استفاده کنید. فوتر باید در تمامی صفحات وب سایت شما یکسان باشد تا کاربران همیشه بدانند کجا باید به دنبال اطلاعات تماس بگردند. در صورت نیاز، ساعات کاری خود را نیز در فوتر ذکر کنید.
3. بهرهگیری از فرم تماس
یک فرم تماس ساده و کاربردی در صفحه “تماس با ما” قرار دهید. این به کاربران اجازه میدهد بدون نیاز به خروج از سایت، پیام خود را ارسال کنند. فرم تماس باید شامل فیلدهای ضروری مانند نام، ایمیل و پیام باشد. از کپچا (CAPTCHA) برای جلوگیری از ارسال اسپم استفاده کنید. 
بعد از ارسال پیام توسط کاربر، یک پیام تشکر نمایش دهید. به سوالات و پیام های ارسالی از طریق فرم تماس، در اسرع وقت پاسخ دهید. از فیلدهای اجباری (Required) برای فیلدهای ضروری استفاده کنید تا کاربران نتوانند فرم را بدون پر کردن آنها ارسال کنند.
4. شماره تلفن قابل کلیک (Clickable)
شماره تلفن خود را به صورت قابل کلیک در سایت قرار دهید تا کاربران موبایل به راحتی بتوانند با لمس آن، با شما تماس بگیرند. برای این کار میتوانید از تگ tel: در HTML استفاده کنید. این ویژگی به ویژه برای کاربرانی که از طریق موبایل از سایت شما بازدید می کنند بسیار مفید است. با کلیک بر روی شماره تلفن، برنامه شماره گیر به طور خودکار باز می شود و شماره تلفن شما در آن نمایش داده می شود. از رنگی متفاوت برای شماره تلفن استفاده کنید تا به راحتی قابل تشخیص باشد. این قابلیت را در قسمت های مختلف سایت (هدر، فوتر، صفحه تماس با ما) قرار دهید.
5. آدرس ایمیل قابل کلیک (Clickable)
آدرس ایمیل خود را به صورت قابل کلیک در سایت قرار دهید تا کاربران با یک کلیک بتوانند ایمیل جدیدی برای شما ارسال کنند. برای این کار میتوانید از تگ mailto: در HTML استفاده کنید. این ویژگی باعث سهولت در ارتباط با شما از طریق ایمیل می شود. با کلیک بر روی آدرس ایمیل، برنامه ایمیل به طور خودکار باز می شود و آدرس ایمیل شما در قسمت گیرنده (To) قرار می گیرد. از رنگی متفاوت برای آدرس ایمیل استفاده کنید تا به راحتی قابل تشخیص باشد. این قابلیت را در قسمت های مختلف سایت (هدر، فوتر، صفحه تماس با ما) قرار دهید.
6. بهرهگیری از شبکههای اجتماعی
لینکهای شبکههای اجتماعی خود را در سایت قرار دهید تا کاربران بتوانند از این طریق با شما در ارتباط باشند. آیکون های شبکههای اجتماعی را در فوتر یا هدر سایت قرار دهید. به طور منظم محتوای خود را در شبکه های اجتماعی به روز رسانی کنید. 
به پیام ها و کامنت های کاربران در شبکه های اجتماعی پاسخ دهید. از شبکه های اجتماعی برای اطلاع رسانی درباره محصولات، خدمات و اخبار شرکت خود استفاده کنید. با بهرهگیری از شبکه های اجتماعی، برند خود را معرفی کنید و با مخاطبان خود تعامل داشته باشید.
7. ذکر ساعات کاری
اگر ساعات کاری مشخصی دارید، حتماً آن را در صفحه “تماس با ما” و یا فوتر سایت ذکر کنید. این کار باعث میشود کاربران بدانند در چه زمانهایی میتوانند با شما تماس بگیرند و از تماسهای بیموقع جلوگیری شود. ساعات کاری را به طور واضح و دقیق بیان کنید. اگر در روزهای خاصی تعطیل هستید، آن را نیز ذکر کنید. در صورت تغییر ساعات کاری، حتماً آن را در سایت به روز رسانی کنید. میتوانید از یک تقویم آنلاین برای نمایش ساعات کاری خود استفاده کنید. اگر خدمات 24 ساعته ارائه می دهید، آن را به طور واضح اعلام کنید.
8. ذکر آدرس دقیق
اگر دفتر یا فروشگاه فیزیکی دارید، آدرس دقیق خود را همراه با کد پستی در صفحه “تماس با ما” ذکر کنید. آدرس را به طور کامل و دقیق بنویسید تا کاربران بتوانند به راحتی شما را پیدا کنند. اگر دفتر شما در یک ساختمان خاص واقع شده است، شماره واحد را نیز ذکر کنید. از علائم راهنمایی در نزدیکی دفتر خود عکس بگیرید و در سایت قرار دهید. اگر دسترسی به دفتر شما محدود است، توضیحات لازم را ارائه دهید. به روز بودن اطلاعات آدرس خود را بررسی کنید.
9. بهرهگیری از چت آنلاین
قرار دادن یک سیستم چت آنلاین در سایت، به کاربران اجازه میدهد تا به صورت لحظهای با شما در ارتباط باشند و سوالات خود را بپرسند. چت آنلاین به ویژه برای کاربرانی که نیاز به دریافت پاسخ فوری دارند بسیار مفید است. از یک پلتفرم چت آنلاین معتبر و امن استفاده کنید. میتوانید چت آنلاین را فقط در ساعات کاری خود فعال کنید. پاسخ های آماده برای سوالات متداول تهیه کنید تا اپراتور بتواند به سرعت به سوالات کاربران پاسخ دهد. از کاربران بخواهید پس از اتمام چت، بازخورد خود را درباره تجربه خود ارائه دهند.
10. بهرهگیری از شماره تلفنهای مختلف برای اهداف مختلف
اگر حجم تماسهای زیادی دارید، میتوانید از شماره تلفنهای مختلف برای اهداف مختلف (مانند فروش، پشتیبانی و غیره) استفاده کنید. این کار باعث میشود تماسها به درستی مسیریابی شوند و پاسخگویی به کاربران سریعتر انجام شود. هر شماره تلفن را به طور واضح مشخص کنید تا کاربران بدانند برای چه هدفی باید با آن تماس بگیرند. از سیستم تلفن گویا (IVR) برای مسیریابی تماس ها استفاده کنید. عملکرد هر شماره تلفن را به طور منظم بررسی کنید. به کارمندان خود آموزش دهید که چگونه به تماس های مربوط به هر شماره تلفن پاسخ دهند. این کار به مدیریت بهتر تماس ها و افزایش رضایت مشتری کمک می کند.
11. بهرهگیری از FAQ (سوالات متداول)
یک بخش FAQ در سایت خود ایجاد کنید و به سوالات متداول کاربران پاسخ دهید. این کار باعث کاهش حجم تماسها و ایمیلها میشود. سوالات متداول را بر اساس موضوع دسته بندی کنید. پاسخ ها را به طور واضح و مختصر بنویسید. به طور منظم سوالات متداول را به روز رسانی کنید. از کاربران بخواهید سوالات جدیدی را پیشنهاد دهند که میتوانند به لیست سوالات متداول اضافه شوند. سوالات متداول را در صفحه “تماس با ما” و یا در یک صفحه جداگانه قرار دهید. این کار به کاربران کمک می کند تا به سرعت پاسخ سوالات خود را پیدا کنند.
12. سرعت پاسخگویی
سعی کنید به تماسها، ایمیلها و پیامهای کاربران در اسرع وقت پاسخ دهید. این کار باعث ایجاد حس اعتماد و رضایت در مشتریان میشود. برای پاسخگویی به سوالات کاربران، یک زمان مشخص تعیین کنید. اگر نمی توانید به سوالات کاربران به سرعت پاسخ دهید، به آنها اطلاع دهید که در حال بررسی موضوع هستید و به زودی پاسخ خواهید داد. از سیستم های CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) برای مدیریت بهتر ارتباط با مشتریان استفاده کنید. به کارمندان خود آموزش دهید که چگونه به طور موثر و مودبانه به سوالات کاربران پاسخ دهند. سرعت پاسخگویی به سوالات کاربران را به عنوان یک اولویت در نظر بگیرید. این کار به بهبود تصویر برند شما کمک می کند.
13. ذکر اطلاعات تماس در ایمیلهای ارسالی
اطلاعات تماس خود را در فوتر ایمیلهای ارسالی به کاربران قرار دهید. این کار باعث میشود کاربران به راحتی بتوانند در صورت نیاز با شما تماس بگیرند. فوتر ایمیل باید شامل شماره تلفن، آدرس ایمیل و لینک های شبکههای اجتماعی باشد. از یک قالب ایمیل حرفه ای و سازگار با دستگاه های مختلف استفاده کنید. از رنگ و فونت مناسب برای اطلاعات تماس استفاده کنید. این کار به کاربران کمک می کند تا به راحتی با شما در تماس باشند. این کار باعث افزایش اعتبار ایمیل های شما می شود.
14. تست و بررسی مداوم
به طور منظم اطلاعات تماس خود را تست کنید و از صحت آنها مطمئن شوید. در ضمن، عملکرد فرم تماس و سیستم چت آنلاین را بررسی کنید. از دوستان و همکاران خود بخواهید اطلاعات تماس شما را تست کنند. اطلاعات تماس خود را در صورت تغییر به روز رسانی کنید. این کار به بهبود تجربه کاربری کمک می کند.
